こんにちは！名古屋市で活動する税理士の眞弓倫子です。
今日は土曜日ですが、4月中に仕上げなければならない学童保育の決算書が17件あり、事務所で一人もくもくと作業を進めています。実は4月・5月は、新しく顧問契約を結ばせていただいたお客様の「顧問料の口座振替設定」などが重なる時期でもあります。独立して一人で税理士事務所を立ち上げてみて痛感したのは、総務や経理など、裏方の仕事もすべて自分でやらなければならないということ。
前職では、お客様対応から申告書の作成まで何でも自分でやっているつもりでしたが、請求書の作成や引き落としのお知らせといった業務は、総務や経理のスタッフに支えられていたんだなと改めて感謝の気持ちでいっぱいです。
しかし、一人事務所で全てを手作業で行っていては、あっという間に時間が過ぎてしまいます。そこで今回は、最新のAIツールを活用して、圧倒的な業務効率化（時短）を実現した方法をご紹介します！
AI活用①：Claudeで「口座振替のお知らせ」PDFを一括作成
毎月発生する「口座振替のお知らせ」の作成。エクセルのデータを見ながら1件ずつ作成していくのは非常に手間がかかります。
そこで、最新のAIモデルであるClaudeを活用して、一括でPDF化する自動化ツールを作成しました！
【やったこと】
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Claudeに「報酬・口座振替のお知らせ」の雛形作成を依頼。
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お客様名、顧問報酬、源泉所得税などをまとめたエクセルの一覧表を作成。
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一覧表にデータを入力し、ボタンをポチッと押すだけで、全員分のPDFが一気に生成される仕組みを構築。
最上位モデルを使用すると制限（トークン消費）に引っかかってしまうというハプニングもありましたが、モデルを切り替えるなどして無事に完成！あっという間に作業が終わるようになりました。
AI活用②：Gemini×GASで「Gmailの下書き」を自動生成！
PDFが一括でできたのは良いものの、次はお客様ごとにメールに添付して送信するという作業が待っています。これを1件ずつポチポチ送るのは、やはり時間がかかります。
そこで今度は、GoogleのAIである「Gemini」と「Google Apps Script（GAS）」の出番です！
【やったこと】
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スプレッドシートに「お客様名」「PDFのファイル名」「メールアドレス」を入力。
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Geminiに「指定のフォルダに入った未処理のPDFを読み込み、Gmailの下書きを自動作成して、処理済みフォルダに移動させる」というGASのプログラム（コード）を書いてもらう。
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そのコードをコピペして実行！
結果は……大成功！ 実行ボタンを押すだけで、お客様ごとの宛名とPDFがセットされたGmailの下書きがズラリと完成。あとは私が内容をサッと確認して送信するだけになり、めちゃくちゃ時短になりました！
今後の展望：NotebookLMで作る「税務知識ボット」
AIの力を使えば、今まで時間がかかっていた業務を劇的に効率化できると改めて感動しています。5月に入り業務が少し落ち着いたら、次は「お客様の役に立つツール」の開発にも力を入れていく予定です。
直近で考えているのは、Googleの「NotebookLM」を活用した、私専用の「税務知識ボット」の作成です。
たとえば、分厚い相続税の専門書をスキャンしてPDF化し、NotebookLMに読み込ませます。すると、AIが誤情報を答えてしまうハルシネーションのリスクを極力抑えつつ、その専門書の中から正確な回答を瞬時に引き出せるようになります。
お客様の元へ訪問した際、複雑な質問をいただいても、このボットがあればその場ですぐに正確な回答やアドバイスをお返しできるようになります。人間の記憶力には限界がありますが、AIを頼もしい相棒として活用することで、より質の高いサービスを提供していきたいと考えています。
名古屋市でAIに強い税理士をお探しなら
業務を効率化するのは、単に私がラクをするためではありません。削減できた時間を、お客様の経営サポートやご相談に充てるためです。
「クラウド会計を導入したい」「ITツールを使って自社の経理も効率化したい」とお考えの経営者様、ぜひ当事務所にご相談ください。私が実践している効率化のノウハウも交えながら、全力でサポートさせていただきます！
