起業したばかりの方から、よく聞かれる質問のひとつが、レシートってどこまで取っておけばいいんですか？というものです。
「全部取っておいた方がいいのかな」
「でも多すぎて管理できない…」と悩んでいる方はとても多いです。
今回は、起業家の方が安心して判断できるように、レシート・領収書の基本的な考え方を、できるだけわかりやすくお伝えします。
そもそも、なぜレシートを保管する必要があるのか
レシートや領収書は、その支出が本当に事業に使われたものかを証明するための書類です。
税務署は、いくら使ったかだけでなく、何に使ったのか、事業と関係があるのかを確認します。
つまり、レシートは経費であることを裏付ける証拠という位置づけになります。
基本的なルール→事業に関係するものは保管する
シンプルに言うと、事業に関係する支出のレシートは、原則として保管が必要です。
たとえば
・仕事で使う消耗品
・打ち合わせの飲食代
・交通費
・通信費
・外注費
などが該当します。
一方で、完全にプライベートな支出は、当然ながら経費にはできません。
「事業に関係しているかどうか」が、最初の判断基準になります。
金額が小さいレシートも取っておくべき？
金額の大小に関係なく、事業に関係していれば保管するのが基本です。
少額だからといって、なくてもいいというルールはありません。
レシートがないと、経費にできない？
ここは誤解されやすいポイントです。
原則として、レシートや領収書がないと、税務上は説明が難しくなります。
ただし、どうしても発行されないケースもあります。（自動販売機、電車代の一部など）
その場合は、日付、金額、内容、事業との関係をメモなどで補足しておくことで、説明できる余地はあります。絶対に1枚もないとダメ」というより、説明できる状態にしておくことが大切です。経費になりそう、でも領収書がない…という場合は出金伝票に記載する癖をつけるといいかもしれません。
※基本的には領収書・請求書等残してくださいね。何でもかんでもメモでOKというわけではありません。
クレジットカード明細があればレシートはいらない？
これもよくある質問です。クレジットカードの明細は支払った事実は分かりますが、何を買ったかまでは分からないことが多いです。
明細だけでなくレシートや購入内容が分かる資料も必ず一緒に保管しておいて下さい。
クレジットカード明細は、適格請求書の代わりにはなりません。クレジットカード明細だけだと、仕入税額控除ができなくなります。
どれくらいの期間、保管すればいい？
個人事業主の場合、帳簿や証拠書類は原則7年間の保存が必要です。
「そんなに長く？」と思われるかもしれませんが、税務調査では過去の年分を確認されることもあります。
※基本的に調査で確認されるのは、過去3年分ですが、まれにそれより以前も確認される場合があります。
完璧に整理できなくても大丈夫
ここまで読むと、ちゃんとできていないかも…と不安になる方もいらっしゃるかもしれません。
でも、最初から完璧に管理できている起業家の方は、ほとんどいません。
大切なのは、後から見て内容が分かること、説明できる状態にしておくことです。
最初は慣れないと思います。少しずつ、整理していきましょう。
迷ったときは、一人で抱え込まないでください
レシートや経費の判断は、起業家の方が一人で悩みやすいポイントです。
小さな疑問でも、溜まるとストレスですし、領収書整理・帳簿作成もなかなか進みません。早めに整理しておくと、後がとても楽になります。
起業や経理のことでモヤモヤしていることがあれば、ひとりで抱え込まず、気軽に相談していただけたら嬉しいです。
レシートや経費のことで「これで大丈夫かな」と感じることがあれば、
ひとりで悩まず、気軽にご相談ください。
今の状況を整理するお手伝いができれば嬉しいです。
